Adres dla spółki z o.o. w wirtualnym biurze — co mówi prawo

Najważniejsze przed zakupem spółki

• Wirtualny adres jest legalny, jeżeli spółka posiada umowę potwierdzającą prawo do korzystania z lokalu.
• Zmianę adresu w KRS składa się elektronicznie przez PRS albo S24 — zależnie od sposobu założenia spółki i zakresu zmian.
• Bank i urząd skarbowy mogą sprawdzić, czy pod adresem faktycznie odbierana jest korespondencja i czy zarząd ma dostęp do dokumentów.
• W umowie zakupu należy wskazać, czy dotychczasowy adres jest przekazywany nabywcy, czy trzeba go zmienić po transakcji.

Siedziba a adres spółki — dlaczego to nie jest to samo

Siedziba spółki to miejscowość wpisana w umowie spółki, na przykład Poznań. Adres to ulica, numer budynku i lokalu zgłoszone do KRS. Zmiana adresu w tej samej miejscowości zwykle wymaga uchwały zarządu i aktualizacji wpisu, natomiast przeniesienie siedziby do innego miasta może wymagać zmiany umowy spółki.

Kupujący powinien sprawdzić oba elementy jeszcze przed płatnością. Pozwala to od razu ustalić, czy wystarczy kontynuować umowę z operatorem adresu, czy potrzebna będzie szersza zmiana rejestrowa.

Czy wirtualne biuro jako adres spółki jest legalne?

Prawo nie zakazuje rejestrowania spółki z o.o. pod adresem wirtualnego biura. Sam fakt, że z jednego lokalu korzysta więcej firm, nie przesądza o braku prawa do rejestracji.

W praktyce największe znaczenie ma jakość dokumentów i rzeczywisty zakres usługi: prawo do posługiwania się adresem, odbiór przesyłek, szybkie powiadomienia, dostęp do miejsca spotkań oraz procedura udostępnienia dokumentów na wypadek kontroli.

Dokumenty, które powinien otrzymać nabywca

• umowę najmu, podnajmu lub świadczenia usługi adresowej z jednoznaczną zgodą na rejestrację spółki,
• potwierdzenie okresu obowiązywania umowy i braku zaległości,
• zasady odbioru, skanowania i przekazywania korespondencji,
• dane kontaktowe operatora adresu oraz procedurę zmiany osób upoważnionych,
• dokument wymagany przez bank lub urząd skarbowy jako dowód realnego związku spółki z adresem.

Jak wygląda zmiana adresu po przejęciu spółki

Po zawarciu umowy zbycia udziałów nowy zarząd podejmuje uchwałę dotyczącą adresu, jeśli zmiana jest potrzebna. Następnie aktualizuje wpis w KRS i przekazuje nowe dane do banku, operatora księgowości oraz kontrahentów. NIP i REGON pozostają przypisane do tej samej spółki.

W pakiecie Solo Start adres wirtualny jest zapewniony na 30 dni. W pakiecie Trade Ready nabywca otrzymuje roczny adres siedziby w pakiecie Standard ClockWork, co ogranicza liczbę formalności bezpośrednio po zakupie.

Checklista bezpiecznego adresu

• Sprawdź datę końca obecnej umowy i możliwość jej przeniesienia na nowego właściciela.
• Upewnij się, że adres może być używany w KRS, urzędzie skarbowym i korespondencji firmowej.
• Zmień listę osób upoważnionych do odbioru poczty natychmiast po transakcji.
• Zachowaj umowę adresową razem z dokumentami korporacyjnymi spółki.
• Przy rejestracji VAT przygotuj dowody realnego prowadzenia działalności, nie tylko sam adres.